Офисный переезд – совет как организовать

Практические советы по переезду офиса (в вопросах и ответах)

Говорят, что переезд равносилен пожару. Что же необходимо знать и учитывать при подготовке и организации переезда, на какие нюансы этого процесса следует обратить внимание?

Рано или поздно приходит время, когда компании нужно сменить занимаемое помещение. Причины переезда у каждого свои: одни расширяются, другие ищут более комфортные условия для работы и улучшения своего имиджа, третьи переезжают в собственный офис, четвертые, в связи с финансовыми трудностями, подыскивают более экономный вариант.

На координатора переезда офиса возлагается огромная ответственность. Ведь необходимо не только подготовить четкий и грамотный план переезда, но и без ущерба для производственного процесса осуществить его. На первый взгляд, проблема не из легких, особенно, когда с этим пришлось столкнуться впервые, а вы необдуманно взвалили на себя все связанные с переездом обязанности. Но если подойти к делу обстоятельно и без суеты, то процесс переезда пройдет быстро и без малейших потерь. И вы даже сможете обнаружить в нем некоторые положительные моменты, например, избавитесь от ненужных вещей, хранившихся годами и занимавших лишнее место в офисе. А участие всех сотрудников компании в общем деле (переезде) поможет сплотить коллектив и поднять корпоративный дух.

Чем следует заняться в первую очередь?

Итак, руководитель подписал договор с новым арендодателем и установил день переезда офиса на новое место.

    Первым делом необходимо оповестить работников компании о предстоящем переезде. Сделать это можно, собрав всех сотрудников на организационное собрание, или же пройтись по отделам, сообщив все в устной форме, либо разослать сообщение по электронной почте или локальному «переговорнику» (например, Jabber).

Неплохо перед переездом провести экскурсию на новое место. Она поможет рационально спланировать размещение рабочих мест и расстановку мебели. А работники смогут заранее продумать, каким транспортом добираться на работу.

Обязательно нужно составить план-график переезда, в котором детально прописать все его этапы.

  • Важно помнить, что смена места расположения офиса это определенные неудобства не только для самой компании и ее работников, но и клиентов (партнеров). Поэтому, чтобы дискомфорт от вашего переезда был минимальным, следует оповестить клиентов и партнеров о новом адресе и желательно выслать карту проезда к новому офису.
  • В какие сроки желательно вложиться с переездом и в какое время суток его предпочтительнее осуществлять?

    Оптимальный срок подготовки переезда — около 1–1,5 месяца (это зависит от статуса компании, рода ее деятельности и количества работников). Но бывают случаи, когда обстоятельства вынуждают осуществить переезд за более короткое время — неделя-две. В случае такого «экстремального» переезда существует большой риск что-то забыть, не успеть подключить все нужные коммуникации и т. п. Тут как никогда пригодится четкий поэтапный план, например, как приведенный в приложении.

    План переезда

    Мероприятие

    Ответственные лица

    Примечание

    Посещение нового офиса и согласование всех условий с его владельцами

    Руководитель компании или его представитель

    Назначение координатора переезда, распределение функций в рабочей группе

    Сразу же после определения даты переезда

    Назначить ответственного за сборы, закупку необходимых материалов, готовность нового помещения к работе, перевозку и т. д.

    Уведомление партнеров, клиентов об изменении адреса компании, подготовка карты проезда к новому офису

    Координатор переезда (секретарь, офис-менеджер), дизайнер (для оформления карты), руководители отделов

    После определения даты переезда

    Уточнить месторасположение (адрес, транспортная развязка)

    Проверка состояния нового помещения и составление перечня необходимых работ

    После ревизии офиса в течение 7 дней

    Для выполнения работ нужно привлечь: электрика, сантехника, слесаря (лучше тех, кто непосредственно обслуживают данное здание или офис)

    Составление плана размещения рабочих мест, расстановки мебели (план-схема офиса), розеток, телефонных и компьютерных гнезд для каждого рабочего места

    Координатор переезда, заместитель директора или руководители отделов

    После ревизии офиса в течение 7 дней

    Утвердить план у директора

    Подготовка и подключение всех коммуникаций, освещения

    Координатор переезда, системный администратор, телефонист, электрик

    В течение 10 дней после определения даты переезда, готовность — за 1–2 дня до переезда

    Установка или перенос локальных сетей, подписание договоров на обслуживание

    Инвентаризация и составление полного перечня оборудования, мебели и документов компании

    Не позднее, чем за 2 недели до переезда

    Подсчитать, какое количество мебели требуется разобрать, какую, возможно, придется продать

    Закупка упаковочного материала, бронирование транспорта и заказ услуг грузчиков или специальных компаний по перевозке

    За 2 недели до переезда

    Определение количества материалов, закупка, доставка, составление смет

    Согласование переезда с представителями собственников «старого» офиса

    За 1–2 недели до переезда

    Уведомить «старых» арендодателей письмами о дате переезда, предупредить охрану, получить разрешения на пользование грузовыми лифтами и т. д.

    Проведение совещания для всех сотрудников рабочей группы, назначение кураторов процесса и объяснение задач

    За 1 неделю до переезда

    Упаковка архивов и документации, маркировка коробок и составление описи по отделам

    Рабочие группы отделов или подразделений

    Сдать в макулатуру ненужную документацию и прочие бумаги, передать ответственному лицу собранную документацию

    Окончательная упаковка всего инвентаря, маркировка коробок

    Все сотрудники, задействованные в процессе переезда

    Обязательно проверить общую готовность к переезду

    Разборка (если надо), упаковка мебели; отключение и упаковка оборудования с последующей маркировкой

    Привлеченный специалист или представитель фирмы-перевозчика

    Каждый сотрудник обязательно должен подписать свою мебель: стол, стул, шкафы. Проследить за качеством разборки-сборки мебели

    Изготовление необходимого количества ключей, влажная уборка нового помещения

    Координатор переезда, уборщик

    Получение правил внутреннего распорядка в новом здании и ознакомление с ними всех сотрудников под роспись

    Член рабочей группы

    Читайте также:
    Покраска фасада по шпаклевке и шпаклевка под покраску

    Подключение коммуникаций: сервера, мини-АТС

    Системный администратор, телефонист

    Проверка готовности: исправление неисправностей

    День переезда: вынос, погрузка, перевозка в новый офис, разгрузка, доставка в помещение, распаковка мебели и техники, вещей первой необходимости

    Обязательно контролировать весь процесс

    Подключение оборудования и проверка исправности средств связи

    Первый день после переезда

    Оформление изменения адреса с учетом требований госорганов

    После того как будут подписаны документы на аренду (после переезда)

    Распаковка, расстановка вещей (архивов, книг, канцелярских принадлежностей); оформление офиса: грамоты, обучающие стенды, цветы; обустройство общих комнат — кухни, переговорной, приемной и т. д.

    В процессе работы, не дольше, чем на протяжении 1 недели после переезда

    Оформление офиса желательно провести в первую очередь, это поможет сотрудникам быстрее адаптироваться на новом месте

    Затягивать непосредственно переезд более чем на двое суток нецелесообразно. Назначить его желательно на выходные дни (большими компаниями иногда практикуется переезд в ночное время). Если ваш выбор пал на темное время суток, помните, что грузчики ночью работают по более высокому тарифу. Если переезд может затянуться, лучше нанять две бригады грузчиков, которые могли бы сменять друг друга, поскольку после восьмичасовой работы производительность труда любого человека, несомненно, снижается.

    Как быть с коммуникациями (телефоны, Internet и пр.)?

    Конечно же, хочется, чтобы после переезда в новый офис все сразу работало как «часы»: Internet, телефоны, оргтехника и т. д. Для этого нужно приложить максимум усилий по проверке и, в случае необходимости, проведению коммуникаций на новом месте. Поэтому до переезда сотрудников организуйте экскурсию для штатного системного администратора или специально привлеченного для этого специалиста.

    После проведения необходимых «исследований» на новом месте необходимо быстро перевезти приспособления для подключения Internet-провайдера и телефонного оператора или же подключиться к новым. А это требует определенного времени, и в случае плохой организации процесс может затянуться на 2–3 недели. Поэтому следует, не теряя время:

    проверить возможность подключения сети на новом месте;

    утвердить и подписать договора по установке коммуникаций, обеспечить своевременную предоплату за подключение;

    выбрать телефонные номера, перенести имеющиеся телефонные линии (если подключение новых по техническим причинам невозможно). Упростить работу по определению телефонов и налаживанию сети могут помочь предыдущие арендаторы (если получится выйти с ними на связь). Такое знакомство принесет несомненную пользу: вы получите объективную информацию о коммуникациях и их качестве, да и вообще обо всех плюсах и минусах офиса, в котором вам предстоит работать (так как не в интересах хозяев здания показывать плохие стороны офиса, если такие существуют).

    Многие арендодатели предоставляют офисы уже с готовой локальной офисной сетью, которая, к сожалению, не всегда совпадают с вашими потребностями и соответствует рассадке сотрудников. В таком случае приходится переделывать ее «под себя». Будет крайне уместным иметь под рукой план с детальной рассадкой сотрудников.

    Что еще нужно учесть при аренде офиса?

    Особое внимание следует уделить:

    электросети, какая у нее максимально возможная нагрузка в амперах (во избежание сбоев в работе);

    электропроводке, размещению в комнатах розеток, выключателей, наличию осветительных приборов;

    расположению и возможности расширения коммуникационных сетей;

    наличию санузла с исправной сантехникой;

    наличию холодной и горячей воды (качество воды);

    наличию подсобных помещений для хранения архивов или других вещей;

    наличию грузового лифта для перевозки имущества (если административное здание).

    Примечание. Выбирая помещение под офис, не спешите сразу хвататься за дешевые предложения, помните «не все то золото, что блестит». Под низкой арендной платой может скрываться высокая плата за коммунальные и эксплуатационные услуги да и много других неприятных сюрпризов. Лучше отдать предпочтение офисам, обеспеченным автономным отоплением и горячей водой.

    На что следует обратить внимание при выборе компании-перевозчика, как правильно скоординировать работу «перевозчика»?

    Принятие решения о привлечении специальной компании-перевозчика к вашему переезду зависит от возможностей компании, ее размеров.

    На рынке представлено множество компаний, предлагающих широкий спектр услуг по комплексному переезду офиса. В него обычно входит: разборка-сборка, упаковка, вынос и транспортировка мебели в новый офис, страхование имущества, предоставление транспортных услуг с грузчиками, расстановка мебели, вывоз мусора. Особое внимание при выборе такой фирмы следует обратить на ее опыт в данной сфере. Обязательно просмотрите отзывы клиентов, которые пользовались ее услугами, поинтересуйтесь наличием скидок, собственных грузовых автомобилей.

    Как правило, в случае сотрудничества с солидной компанией-перевозчиком с вами работает (сопровождая процесс переезда) представитель компании. Он выезжает на место вызова, оценивает объем предстоящих работ (подсчитывает единицы мебели, техники, других материально-технических ценностей), в конце представляет детализированный счет на предоставленные услуги. Преимущество работы со специальной компанией заключается в том, что все работы по переезду она берет на себя. Плюс, вся мебель и техника будут застрахованы, на случай повреждений при переезде. Страховая сумма определяется заказчиком и вносится в договор. Представитель перевозчика также предлагает заказчику выбор упаковочного материала: полиэтиленовая пленка, клейкая лента, картонные коробки, мешки, картон. Чтобы сэкономить, можно упаковочный материал закупить самостоятельно, он продается в строительных магазинах и стоит недорого. Если же есть «родные» коробки от оргтехники, состоящей на гарантии, это упростит работу мастерам и также сократит расходы.

    Главный недостаток — комфорт стоит денег. Поэтому перевозчики могут выставить вам достаточно большой счет. Чтобы хоть как-то его уменьшить, проведите мониторинг ценовой политики различных компаний и не бойтесь договариваться о скидке. Обращайте внимание на детализированный список предоставляемых услуг, так как стоимость отдельных позиций может быть необоснованно высокой. В таком случае целесообразней отказаться от них или же привлечь других специалистов.

    Читайте также:
    Покраска алюминия в домашних условиях: способы и технология (видео)

    Как организовать переезд «своими силами»?

    Организовывать переезд «своими силами» намного интересней. В этот процесс можно вовлечь многих сотрудников, правильно организовав их, получите слаженную, оперативную работу. Пусть каждый почувствует, что его ценят, в его помощи нуждаются и что он — частичка одной дружной команды.

    Первое, что нужно сделать, — это провести ревизию и выбросить все ненужное. Далее создайте инициативную группу среди сотрудников компании — работа найдется для всех, главное — желание! Обязательно назначьте ответственного за подготовку и переезд в каждом отделе или подразделении. Для всех определите конкретный объем работы.

    Подготовив весь инвентарь для упаковки, можно приступать к работе. В обязательном порядке следует маркировать все вещи и коробки во избежание потери. Старайтесь упаковывать все рационально и компактно: книги к книгам, канцтовары к канцтоварам и т. д. Все, что было принесено на работу из дому, лучше заранее унести обратно домой. Что касается оргтехники, все шнуры от нее нужно положить в коробки вместе с ней, это поможет при распаковке быстрее найти все необходимое для подключения техники.

    Пусть работники все архивы заранее сдадут на хранение секретарю или делопроизводителю так будет надежней.

    Перевозка мебели — самая громоздкая часть переезда. Ее можно перевозить как в разобранном, так и собранном виде. Если выбрали первый вариант, желательно вызвать специалиста-мебельщика, который правильно все разберет, упакует и сложит. Оплата за услуги такого рода определяется за каждую единицу товара в отдельности, а специалиста можно найти в любой мебельной фирме. Есть свои минусы: расходы могут быть достаточно большими, да и частая разборка-сборка (возможно, это не последний переезд) не наилучшим образом сказывается на мебели.

    Если вы решили не разбирать мебель, ее все равно нужно подготовить к транспортировке: со шкафов снять стекла и обвернуть плотным картоном, тумбы закрыть на ключ, обернуть картоном и заклеить ящики клейкой лентой, стулья обернуть полиэтиленовой пленкой и подписать.

    Будет правильным вначале перевезти большую тяжелую мебель, а уж затем — все остальное.

    Заказать машину с грузчиками сейчас не проблема. Если имущества много, то лучше воспользоваться двумя машинами сразу, организовав по четыре грузчика на каждую. Тогда процесс пойдет быстрее: пока одну грузят, из второй уже на месте выгружают. Кстати, не забывайте, что если будут заторы на дорогах, за «простои» тоже придется заплатить. Не советуем оставлять грузчиков без присмотра (следите за тем, чтобы работа осуществлялась аккуратно, дабы избежать повреждения мебели или стен офиса).

    Сотрудников нужно разделить на две группы. Одни курируют работу в старом офисе, другие — в новом: показывают, где выгружать и что куда ставить.

    Правилом хорошего тона является уборка старого офиса после переезда. Поэтому позаботьтесь и об этом.

    Переезд, организованный самостоятельно, сэкономит ровно половину суммы, которую придется заплатить компании по перевозке. Однако выбирать вам, поэтому запаситесь терпением и оптимизмом. Детальный план по переезду офиса поможет вам правильно скоординировать процесс и организовать работу. Желаем быстрого и качественного переезда в новый офис!

    Статья предоставлена нашему порталу
    редакцией журнала «Секретарь-референт»

    Особенности офисного переезда

    «Смеялись всем офисом!», — скажете вы, когда поймёте, что переезд — это на самом деле что-то на грани юмора и истерики. Посудите сами: море компьютеров, принтеров и факсов стоят упакованные в плёнку, мебель разобрана, а весь штат компании просто не работает! Кто-то заказывает пиццу, кто-то пытается распутать в спешке провода, кто-то прощается с родными стенами. Переезд головного офиса сродни урагану. Как превратить ураган в приятный ветер перемен — читайте в нашей статье.

    Компьютеры, техника, папки с документами, пара горшков с растениями… «Да справимся сами», — думают руководители офисных компаний, которые, вероятно, ещё ни разу не переезжали всем составом на новое место. Почему? Потому что справиться самостоятельно очень сложно. Основные проблемы офисного переезда — это то, что оргтехники и мебели много, и, внимание, она вся крупная. А переехать нужно за один день, иначе что-то точно потеряется или забудется. Рассказываем подробно, как пережить один день офисного переезда без потери лишнего времени, денег и нервов.

    Содержание статьи:

    1. Как организовать офисный переезд
    2. Лайфхаки по организации офисного переезда
    3. Выбор перевозчика и организационные вопросы
    4. День Х — сам переезд
    5. Как переехать с комфортом
    6. Преимущества Чердака
    7. Комплексное решение для крутых бизнесов

    Как организовать офисный переезд

    Перед тем, как непосредственно переезжать, надо составить план действий. Головной офис никогда не переезжает в пустоту (а если вдруг надо срочно съехать из старого помещения, а нового пока не нашли — напишите нам, мы предоставим услугу хранения офисной техники по выгодным условиям). Обычно компания переезжает из старого помещения сразу в новое, а значит у вас точно есть план вашего нового места обитания.

    Шаг №1. План размещения на новом месте. Сразу начертите как вы расположите мебель в новом помещении. Это желательно сделать, когда вы ещё не начали разбирать мебель в своем старом офисе. Так как когда вы всё упакуете и уже будете грузить в машину, вы, скорее всего, не сможете вспомнить, сколько именно должно быть оргтехники и рабочих мест. Поэтому начинайте организацию ещё до сборов.

    Шаг №2. Маркировка вещей и оргтехники в соответствии с этим планом. Для чего нужно промаркировать все вещи последовательно (кресло №1, стол №1 и т.д.): чтобы сначала было понятно, в какой последовательности грузить, а затем, чтобы на месте было понятно куда всё следует выгружать. Это очень облегчит работу тем людям, которые будут грузить мебель, и вам не придется заниматься мучительными перестановками в новом офисе.

    Читайте также:
    Самодельный мангал с электроприводом для шампуров

    Шаг №3. Упаковка вещей и оргтехники. Вся офисная история с переездом делится на три блока: техника, канцелярия и мебель. Старайтесь сразу упаковывать всё этими блоками, чтобы потом не закидывать найденные архивы со скрепками и дыроколами в первую попавшуюся коробку.

    Мебель. Её надо разобрать по двум причинам: так её легче перевозить и больше шансов, что её случайно не повредят. Лайфхак: все винтики складывайте в небольшие канцелярские пакетики и приклеивайте скотчем прямо к фанере — так вы точно не потеряете фурнитуру и сразу соберёте стол на новом месте.

    Техника. Технику надо надёжно упаковать в картонные коробки, предварительно обмотав в плёнку бабл. Обязательно не забудьте промаркировать коробку (см. шаг №2 выше). Даём тот же лайфхак с проводами от техники: аккуратно сложите провод и примотайте его скотчем к технике — принтеру, факсу или сканеру, чтобы ничего не растерялось при погрузке или транспортировке.

    Канцелярия. Для мелкий вещей возьмите одну большую коробку и сложите туда все принадлежности. Не смешивайте это с ценными бумагами и документами, так как чернила из шариковых ручек могут случайно вытечь в самый неподходящий момент.

    Лайфхаки по организации офисного переезда

    Не суетитесь. Надеяться провернуть офисный переезд быстро не стоит — велик шанс, что в суете можно что-то либо потерять, либо по неосторожности повредить.

    Не толпитесь и не бездельничайте. Поболтать, пропустить лишний стакан кофе можно и после переезда, поэтому замотивируйте команду на рабочий настрой (это легче сделать, пообещав маленькую премию в конце месяца).

    Будьте на позитиве. Даже если случится какой-то непредвиденный форс-мажор, не паникуйте, а найдите человека, который лучше и быстрее всех разрулит ситуацию. Для позитивного настроя подготовьте заряженный плейлист из драйвовых треков: музыку погромче и вперёд, за дело.

    Выбор перевозчика и организационные вопросы

    Чтобы выбрать компанию, предоставляющую услуги офисного переезда, надо учесть пару моментов:

    • компания должна иметь опыт организации именно офисного переезда,
    • компания должна взять на себя не просто транспортировку, но и сопутствующие услуги, поэтому идеально, если это будет сервис под ключ, чтобы можно было заказать переезд офиса с упаковкой вещей,
    • наличие положительных отзывов и рекомендаций,
    • предоставляет ли компания услугу разборки мебели.

    Заранее выясните вопросы въезда-выезда с территории офиса и наличия грузового лифта, чтобы уточнить этот момент при заказе бригады.

    Новую жизнь надо начинать, полностью закрыв долги из старой — проверьте лишний раз, нет ли у вас задолженностей по аренде, коммунальным услугам и прочим платежам на месте старого офиса.

    Подготовьте пропуска в старом и новом офисе для своих сотрудников и сотрудников транспортной компании, которые будут осуществлять переезд.

    Помните шаг №1 про план? Будет идеально, если вы его распечатаете и в день переезда покажете работникам транспортной компании.

    День Х — сам переезд

    Это самый ответственный день, особенность которого в том, что начнётся он очень рано, и, скорее всего закончится очень поздно. Поэтому закатываем рукава, запасаемся терпением и держим наготове телефон доставки пиццы!

    1. Назначаем ответственных в старом и новом офисе для осуществления контроля за переездом. Человек в старом офисе должен проследить, чтобы ничего не осталось на прежнем месте, были упакованы все документы и вся техника. Человек на новом месте будет ответственен за «приемку товара». Именно он будет подсказывать ребятам из компании перевозок, куда заносить, куда и как ставить ваши вещи.

    2. Следим, чтобы не было толпы. Это задача руководителя — проследите, чтобы сотрудники распределялись над задачами равномерно: кто-то собирает документы, кто-то занимается компьютерами, кто-то контролирует мебель. Будьте готовы к форс-мажорам — они случаются у всех, но тут важно не собраться всем офисом решать, что делать, а продолжать процесс переезда.

    3. Назначьте человека, который возьмёт на себя перевозку ценных бумаг и документов. Это отдельная коробка, с которой ваш поверенный не сводит глаз.

    4. Создайте «комнату находок» в старом офисе. В процессе сбора вещей точно найдутся давние пропажи и неожиданные артефакты.

    5. Сразу проговорите вопрос сборки мебели: кто этим занимается и когда. Можно, конечно, запрячь сотрудников, но дело это тонкое и требует умелых рук. Лучше выбирать компанию по переездом с уже включенной опцией сборки мебели.

    6. Трансфер и обед. Да, кажется, мелочи, но и их надо продумать! Закажите для сотрудников трансфер до нового офиса и доставку еды, чтобы разгружаться с новыми силами.

    7. Мебель и техника приехали на новое место? Отлично! Когда вся мебель расставлена сразу ставим компьютеры и, что важно, подключаем их. Не оставляйте провода на потом, так как вы должны удостовериться, что план розеток точно совпадает с расстановкой рабочих мест. Убедитесь, что стратегические места — общий сканер, уголок с канцелярией, кофемашина — точно находятся в удобном для всех месте.

    8. Финальный штрих — уборка. Здесь можно пригласить клинера, а для команды организовать какой-нибудь тимбилдинг. Хотя какой уж тимбилдинг, когда вы пережили переезд — можно выдохнуть.

    Как переехать с комфортом

    Офисный переезд — большая ответственность, ведь руководство должно в сжатые сроки организовать жизнь офиса как ни в чём ни бывало. В идеале, чтобы ни ваши клиенты, ни коллеги, ни партнеры не заметили, что что-то изменилось и работа шла бесперебойно. Альтернативный и наиболее удобный вариант как организовать офисный переезд – заказать переезд офиса у профессионалов. Чердак в этом один из лучших.

    Читайте также:
    Светодиодные прожектора — тренд нашего времени

    Преимущества Чердака

    1. Мы организуем офисные переезды под ключ. Это значит, что вы можете вообще ничего не готовить заранее. Мы пришлём бригаду профессиональных муверов, которые аккуратно упакуют вещи, разложат всё по коробкам, разберут и так же надёжно упакуют мебель, погрузят в машину и перевезут на новое место. А в новом офисе мы не бросим вас в компьютерно-мебельных завалах, а поможем разместиться с комфортом. Переезд офиса под ключ облегчит вам и вашим сотрудникам и без того стрессовую ситуацию.

    2. Фиксированная стоимость. Отправьте нам фотографии того, что вы хотите перевезти, и мы поймём, сколько времени займёт переезд, сколько муверов и упаковки понадобится. В стоимость входят:

    • упаковочные материалы;
    • разборка мебели, упаковка вещей;
    • вынос и погрузка;
    • доставка (работаем в Москве и Московской области);
    • выгрузка и подъём.

    3. У нас муверы, а не грузчики. Наши муверы — приятные ребята. Упакуют фарфор, разберут диван, рассчитают тариф и ничего не потеряют.

    4. Ресурсы и надёжность. Однажды у нас заказали офисный переезд 400 компьютеров: мы справились за один день. У нас есть всё, чтобы организовать грамотный и лёгкий переезд офиса — машины Форд «Транзит», аккуратные и вежливые ребята-муверы, мощная команда поддержки и логистики и, конечно, большой опыт переездов. Если вам нужен срочный офисный переезд, вы всегда можете обратиться к нам: придумаем что-нибудь и найдём решение в любой ситуации.

    Комплексное решение для крутых бизнесов

    Если подводить итоги, то офисный переезд — это проверка на прочность. Есть те, кто решает её пройти самостоятельно (не советуем, первый блин комом, да и инициатива наказуема). А есть те, кто инвестирует в профессионализм. Посудите сами: обратившись к профессионалам, вы переедете за один день и уже завтра ваши сотрудники будут принимать заказы, совершать сделки и работать над проектами. Цена вопроса здесь даже не в деньгах, а в вашем рабочем времени, которое легко конвертируется в прибыль. Work must go on!

    Как перевезти офис: тонкости успешной организации переезда

    Вопросы, рассмотренные в материале:

    • Как подготовиться к переезду офиса
    • Что и как перевозить при смене офисных помещений
    • Как правильно перевезти документы при переезде офиса
    • Как лучше всего организовать переезд офиса

    Нашу жизнь нельзя назвать постоянной, и зачастую мы устаем от старой мебели, перестаем чувствовать себя комфортно в маленькой квартире, а офис компании, расположенный в «Новокукуево» уже не способен удовлетворить наши потребности. И в таком случае мы начинаем задумываться о переезде. Самое главное в таком случае – не спешить, воздержаться от совершения необдуманных действий и принятия поспешных решений. Из этой статьи вы узнаете о том, как перевезти офис, подготовиться к переезду и организовать его наилучшим образом.

    Важные этапы подготовки офиса к переезду

    Существуют два варианта того, как перевезти офис, первый из которых заключается в быстром перемещении имущества организации, а второй – в постепенном.

    Рассмотрим вторую концепцию переезда – постепенную. При таком подходе мероприятие может растянуться на несколько недель, а то и на несколько месяцев. На протяжении этого времени в выбранное помещение постепенно перемещаются различные подразделения организации.

    При подобном варианте организация продолжает работать в своем ритме, осуществляя деятельность в обычном режиме. Среди недостатков такого переезда отметим существующую вероятность его затягивания, что может быть вызвано плохой организацией самого процесса. К тому же может снизиться эффективность взаимодействия между офисными подразделениями, которая была бы на более высоком уровне при их нахождении в одном помещении. Также может возникнуть проблема с переносом и своевременностью подключения различных офисных коммуникаций.

    Первая концепция предполагает быстрый переезд. Такое перемещение занимает несколько дней (как правило, два-три) и возможно в том случае, если число рабочих мест в компании не превышает трехсот. Подобный вариант также позволяет не приостанавливать работу компании на длительный срок. Идея быстро перевезти офис может стать отличным решением для многих небольших организаций. А значит, затевая глобальное перемещение предприятия, можно, не задумываясь, останавливаться именно на первом варианте.

    При выборе места для нового офисного помещения не стоит исходить лишь из соображений престижа.

    Если вашу целевую аудиторию составляют строительные и монтажные организации, то лучше переезжать в развивающиеся районы, в которых ведется активная застройка.

    Итак, вы нашли место, и оно вас устраивает. Однако не следует забывать о том, что переезжать вы будете не в одиночестве, а со всеми своими сотрудниками. Чтобы не растерять их, поднимите информацию, касающуюся места жительства каждого из них. Если месторасположение нового офиса будет находиться далеко от дома сотрудников и иметь неудобную для большинства транспортную развязку, то лучше подумать об этом заблаговременно, проведя подготовительную работу с коллективом.

    Вам придется стать психологом, поразмыслить над тем, чего не хватает подчиненным, чем вы можете компенсировать дискомфорт от переезда. Объявив о переезде, расскажите людям о преимуществах, которыми будет обладать новое место (в зависимости от ваших возможностей и потребностей сотрудников). Например, что кабинеты в новом помещении будут удобнее и просторнее, в буфете будут предлагаться домашние обеды по доступным ценам, на кухне – бесплатный чай, кофе и сладости, заинтересуйте подчиненных увеличением зарплаты или снижением количества обязанностей в связи с приемом новых сотрудников.

    Читайте также:
    Пластиковые вставки в колодец: установка вклыдыша в бетонные кольца своими руками

    Решив все вопросы с работниками, можно приступать к решению вопроса о том, как перевезти офис, организовав процесс наилучшим образом. Скорее всего вы не располагаете достаточным количеством времени для самостоятельного решения всех организационных моментов, поэтому стоит возложить данные обязанности на кого-либо из подчиненных. Главное, не забудьте снять с него ряд других обязанностей, иначе ему не хватит времени для координации переезда.

    Итак, вы решили вопрос о переезде, предупредили и подготовили сотрудников, назначили координатора. Но до того момента, как вы с головой уйдете в решение организационных вопросов, не забудьте составить и разослать письма всем клиентам и партнерам, в которых сообщите о смене места нахождения офиса, укажите новый адрес, дату, с которой компания начнет работать на новом месте. К письму можно также приложить карту и схему проезда.

    Задумавшись о том, как перевезти офис, учтите, что вам не обойтись без четкого плана переезда, учитывающего все необходимые работы, которые следует выполнить, не только в новом, но и в старом помещении.

    7 советов, которые помогут максимально быстро и удобно перевезти офис

    Этап организационных работ предполагает учет всех мелочей, облегчающих переезд, ведь в этом случае вы сможете перевезти офис в сжатые сроки и с наименьшими затратами.

    Совет 1. Составьте план помещений действующего офиса, отметьте имеющиеся рабочие места, а также относящуюся к ним мебель. Теперь необходимо подготовить план новых помещений и определить места расположения столов, шкафов и других предметов обстановки.

    Существенное значение имеет площадь помещений, расположение дверных и оконных проемов, габариты мебели. Следует заблаговременно позаботиться об электрических розетках для офисной техники, они должны быть в достаточном количестве и находиться в местах, удобных для подключения.

    Совет 2. Решая, как перевезти офис, определите, каков будет объем перевозок, выберите подходящий транспорт. Если офисы находятся не слишком далеко друг от друга, а все вещи не помещаются в одну малотоннажную машину, то можно совершить два рейса. При необходимости сделать четыре и более рейсов, лучше воспользоваться парой единиц транспортных средств.

    Если же предполагается перевезти офис на значительное расстояние либо существует вероятность попасть в пробку, то лучше заказать один автомобиль повышенной вместимости, поскольку стоимость перевозки груза транспортным средством, объем кузова которого составляет тридцать кубометров, будет ниже в сравнении с использованием четырех автомобилей «ГАЗель».

    Совет 3. Думая о том, как перевезти офис оперативно, воспользуйтесь услугами бригады грузчиков. Их численность должна соответствовать объемам работ. При наличии в офисе сейфа или других негабаритных или тяжеловесных объектов для транспортировки, вам придется прибегнуть к помощи такелажников.

    Грузчики могут не только вынести и погрузить в транспорт офисное имущество, но и разобрать мебель в старом помещении и собрать ее на новом месте.

    Совет 4.

    Следует позаботиться о том, чтобы правильно упаковать вещи:

    • подготовьте для сотрудников коробки, в которые они будут упаковывать личные предметы;
    • упаковав в коробки папки с документами, канцелярскими принадлежностями и пр., не забудьте их промаркировать, укажите номер рабочего места или шкафа в соответствии с заранее составленным планом;
    • офисную технику необходимо отключить от электропитания и упаковать в подходящие по размеру коробки, мониторы следует обернуть воздушно-пузырьковой пленкой, шнуры аккуратно сложить вместе с самой техникой, коробки промаркировать;
    • для перевозки живых растений (если таковые есть у вас в офисе) используются открытые коробки (если на улице холодно, то лучше отдельно воспользоваться легковым автомобилем).

    Совет 5. Сложив и упаковав все вещи и оргтехнику, потребуется разборка офисной мебели. Поскольку существует риск повреждения шкафов и столов при перевозке на значительные расстояния, то их следует не только разобрать, но и качественно упаковать. Что касается стандартной однотипной мебели, то ее элементы (к которым относятся столешницы, полки, боковые части шкафов и столов и пр.) можно сложить вертикальными стопками, в таком виде они занимают минимальное количество места.

    Если вы намереваетесь перевозить мебель в неразобранном виде, то не забудьте освободить ее от полок и ящиков, снять стеклянные дверцы. С обычных дверей необходимо убрать фурнитуру, а сами дверцы надежно зафиксировать с помощью скотча.

    Совет 6. Внимательно отнеситесь к качеству упаковки мебели, задача упаковочного материала будет заключаться в предохранении ее от воздействия влаги, пыли, а также от случайных механических повреждений. Защитить гладкие полированные поверхности можно листами гофрокартона и стретч-пленкой. Не забудьте обернуть стретч-пленкой неразобранную мебель (как корпусную, так и мягкую) и сложенные стопками мебельные элементы.

    Офисные стулья сложите стопками либо попарно (то есть один стул ставьте на другой ножками вверх), а затем обмотайте их стретч-пленкой. Аналогично поступите и с компьютерными креслами.

    Уделите внимание маркировке упаковок: если вы проставите на них определенное обозначение в соответствии с планом нового офиса, то в процессе разгрузки мебели грузчики смогут перенести коробки к месту непосредственной сборки, что даст возможность сэкономить время в дальнейшем, а также избежать неразберихи.

    Совет 7. Отличным решением станет организация разгрузки в соответствии с заранее составленным планом. После того как мебель и другие вещи будут распределены по предназначенным для них помещениям, можно будет приступать к обустройству рабочих мест.

    Вам понадобится выполнить:

    • сборку и расстановку мебели;
    • размещение и подключение оргтехники;
    • раскладку папок с документами и прочих вещей по привычным и предназначенным для них местам.

    Решая, как перевезти офис, имейте в виду, что грамотная организация позволит выполнить переезд в течение нескольких часов. Если назначить данные мероприятия на выходные дни, то с понедельника компания сможет работать в штатном режиме. А доверяя вопросы переезда профессионалам, вы снимаете с себя груз забот и избавляетесь от лишней головной боли.

    Читайте также:
    Новые идеи дизайна гостиной 16 кв. м

    Как перевезти офис, не растеряв при этом важные документы

    Если переезд организован неправильно, то работа компании может быть парализована на несколько дней. Избежать подобной ситуации можно, заранее подготовившись к тому, чтобы перевезти офис.

    В большинстве случаев не возникает вопросов с перевозкой офисной мебели, компьютеров и оргтехники, однако нельзя то же самое сказать и о документах, особенно в том случае, если ваша организация насчитывает несколько отделов. Систематизировать и рассортировать бумаги необходимо аккуратно и тщательно, поскольку именно их можно назвать сердцем любого предприятия. И если потерять хоть один листок, можно получить на выходе серьезные проблемы.

    Значит, во избежание путаницы в процессе переезда стоит разработать четкую систему перевозки деловых бумаг и контролировать ситуацию.

    1. Сортировка документов.

    Отлично, если в вашей компании заведено хранение документов в папках. Но если они не подшиты и хранятся в разрозненном виде, то перед тем, как перевезти офис, бумаги необходимо рассортировать по размерам и назначению. Наиболее ценные документы следует на время поместить на хранение в банковскую ячейку.

    Не следует перевозить неупакованные документы внутри шкафов, поскольку они, во-первых, существенно увеличат вес мебели, а во-вторых, в процессе погрузки и разгрузки могут перемешаться. В то же время в уже находящиеся внутри машины стеллажи можно поставить коробки, заполненные упакованными бумагами, – такой прием поможет сэкономить пространство.

    Упаковка документов.

    Во избежание утраты или повреждения бумаг в процессе переезда их необходимо тщательно упаковывать. Для этого отлично подходят коробки из плотного многослойного картона. Реже используется толстая оберточная бумага, в которую заворачивают документы. Не забудьте тщательно заклеить как коробки, так и упакованные бумаги – это поможет избежать вероятности их вскрытия или повреждения при выполнении погрузочно-разгрузочных работ и транспортировке. Не допустить намокания документов во время переезда можно, дополнительно защитив их стретч-пленкой.

    При большом документообороте компании лучше прибегнуть к услугам погрузчика, а при переезде и погрузке в автомобиль различных бумаг воспользоваться паллетами, разумеется, предварительно сгруппировав документы и обернув их стретч-пленкой.

    Маркировка и опись.

    Решая, как перевезти офис, имейте в виду, что сохранить привычное размещение в шкафах папок с документами помогает указание на коробках для бумаг названий отделов, номеров шкафов и полок. Чтобы исключить ошибки уже на новом месте, шкафы и полки следует заранее промаркировать стикерами.

    Любой грузоперевозчик пользуется той или иной системой маркировки коробок с документами. Подготовив все бумаги к транспортировке, необходимо составить их опись. Помимо единого списка, можно также составить дополнительные описи по отделам.

    Разгрузив машину с документами, не подписывайте акт выполненных работ и не отпускайте грузчиков, предварительно не убедившись в том, что все документы в соответствии с описью находятся на месте.

    Как перевезти офис максимально комфортно

    Решая, как перевезти офис, важно оценить объем предстоящих работ, а также свои возможности и силы и, исходя из этого, уже определиться, прибегнете ли вы к услугам компаний, организующих офисные переезды, или же сделаете это собственными силами.

    Конечно, самостоятельный переезд не предполагает, что перевозкой мебели будут заниматься менеджеры и секретари, в этом случае речь идет о том, что, найдя специалистов по разборке, сборке и транспортировке мебели и техники, вы будете самостоятельно контролировать упаковку и распаковку имущества организации.

    Если же, оценив свои возможности, вы придете к выводу, что обойтись своими силами не удастся, то лучше обратиться в компанию, занимающуюся офисными переездами. Несмотря на достаточно высокую стоимость подобной услуги, вы можете быть спокойны за то, что ничего не будет забыто, потеряно, упущено, расставлено не там и не так. Решение этих вопросов будет полностью лежать на нанятых вами работниках.

    Решая, как перевезти офис, и нанимая компанию-перевозчика, имейте в виду, что ее сотрудники не волшебники, способные за секунду переместить вас и ваших сотрудников вместе с мебелью, техникой и документами в новое помещение. До заключения договора следует внимательно изучить условия работы компании, задать интересующие вас вопросы, касающиеся оказания услуг, изучить договор, обратив особое внимание на ответственность организации и на тот момент, будет ли перевозчик страховать ваше имущество.

    Подписав контракт, вам необходимо предоставить сотрудникам компании-перевозчика:

    • возможность оценить объем перевозимых вещей;
    • ознакомить их с планом расстановки мебели и техники на новом месте;
    • выбрать подходящий вам вариант упаковки из предлагаемых.

    Решение всех вопросов, касающихся упаковки, перевозки и расстановки мебели и техники в новом офисе берет на себя компания-перевозчик. Вам же надо будет лишь прибыть на новые рабочие места, разобрать документы и подключить оргтехнику.

    Никаких грузчиков: 8 компаний, которые организуют аккуратный переезд

    Два месяца назад мы с молодым человеком переехали из Самары в Питер.

    Все делали сами: ездили за коробками в «Леруа Мерлен», обматывали микроволновку пузырчатой пленкой, разбирали стулья. Мы бы потратили меньше времени и нервов, обратившись в мувинговую компанию.

    Муверы — это такие ребята, которые не только спускают диван с пятого этажа, но и помогают с организацией переезда: привозят коробки, разбирают мебель, упаковывают посуду и раскладывают вещи в новой квартире.

    В этом материале — подборка мувинговых компаний, которые работают в Москве, Санкт-Петербурге и некоторых других городах России. Чтобы сравнить цены, я узнала в каждой компании, сколько стоит переезд внутри города для однокомнатной квартиры с одним и тем же набором вещей. Допустим, что в обоих домах есть грузовые лифты, поэтому поднимать на этаж вручную не придется.

    Читайте также:
    Самый простой способ как поймать крота

    Вот какие вещи нужно перевезти:

    • семь коробок с одеждой и бытовыми мелочами;
    • диван-книжка;
    • двухстворчатый шифоньер с зеркалом;
    • обеденный стол;
    • четыре стула;
    • комод;
    • телевизор;
    • стиральная машина;
    • холодильник высотой 2 метра;
    • микроволновка.

    Центр Переезд

    Где работают: Москва, Тверь, Сочи
    Сколько стоит переезд: в Москве — 17 430 Р . В стоимость входит машина, упаковочный материал и работа четырех муверов на протяжении четырех часов. За каждый следующий час попросят доплатить 2900 Р
    Подробнее: на сайте

    На сайте компании «Центр Переезд» подробно рассказывают, что входит в каждую услугу, и публикуют фотографии реальных сотрудников, а не стоковые картинки.

    В начале сотрудничества определяются со стоимостью переезда — обычно для этого достаточно отправить список вещей и фотографии квартиры. Но если вдруг цену не получается рассчитать удаленно, приедет оценщик — эта услуга бесплатная.

    Дальше сотрудники привозят коробки для сбора личных вещей, а в назначенное время приезжают муверы. Они разбирают мебель, упаковывают вещи и бытовую технику, грузят все в машину и везут на новый адрес. Там все повторяется в обратном порядке: мебель собирают, вещи распаковывают и расставляют по своим местам.

    Так устроен стандартный переезд, но еще компания предлагает вип-переезд. На сайте особенно подчеркивают, для кого эта услуга: политиков, бизнесменов, актеров и других известных людей. От обычного переезда он отличается уровнем сервиса: сотрудники работают в форме и белых перчатках, разговаривают шепотом, а их работу координирует персональный менеджер. В новую квартиру запускают породистую кошку генерального директора, а в старой квартире прибираются. Плюс на новом месте сотрудники дежурят еще несколько дней: вдруг потребуется что-то переставить.

    Artmoving

    Где работают: Санкт-Петербург, Екатеринбург, Новосибирск, Омск, Челябинск, Пермь, Тюмень
    Сколько стоит переезд: в Санкт-Петербурге — 24 759 Р . В стоимость входит машина, упаковочный материал и работа двух сотрудников на протяжении шести часов. Каждый дополнительный час — 1204 Р
    Подробнее: на сайте

    В «Артмувинге» квартирный переезд устроен стандартно: сначала оценщик определяет стоимость работ, затем муверы собирают вещи, разбирают мебель, доставляют все в новую квартиру, распаковывают и расставляют.

    У компании есть собственный интернет-магазин упаковочных материалов. В нем можно купить коробки, мешки, пленку, защитные уголки для мебели. Доставят бесплатно, если заключить договор на переезд.

    Еще компания помогает переехать в другой город или страну. Например, в услугу международного переезда входит оформление таможенной декларации и отправка груза транспортной компанией. В новой стране груз встречает и доставляет зарубежный партнер.

    Для переезжающих в Россию есть услуга Relocation: компания не только доставит личные вещи, но и поможет экспатам найти жилье, оформить вид на жительство и решить бытовые вопросы.

    Как организовать офисный переезд?

    В некоторых случаях приходится быстро решать вопрос собственного переезда в новую квартиру. Необходимость перевозки мебели занимает большое количество времени. Квартирный вопрос часто просто отходит на второй план перед более глобальным переселением.

    Проблема стократно обостряется при желании переместить филиал компании или всю организацию в другое место. Потеря клиентов – главная угроза после выгрузки на новой территории. Об этом нужно заранее позаботиться менеджерам организации.

    Основные этапы подготовки офиса к переезду

    Одним днем подготовка к сложному переезду не ограничивается. Чаще всего работа начинается при поиске более выгодной для фирмы аренды помещений. Не секрет, что плата за временное размещение филиала на чужой территории дорого стоит. Первичные затраты затем не окупаются, и развитие бизнеса находится под угрозой.

    Упаковка, погрузка и транспортировка – важные этапы процесса переселения организации на новое место. Заранее обдумывают план дальнейших действий, чтобы имущество и техника не пострадали. Самостоятельно обойтись силами рабочих из личного штата реально при соблюдении четких правил. Не зря важную дислокацию в другой офис сравнивают с последствиями пожара и стихийного бедствия.

    Действия руководителя и менеджеров, когда переезжать на другую территорию нужно срочно:

    • Оповещение работников о мероприятии. Без их помощи сложно перевозить ценные вещи в виде оргтехники. Вполне достаточно после утверждения документа ограничиться общим организационным собранием для сотрудников. Клиентов также извещают о смене адреса предприятия.
    • Анализ состояния выбранной зоны. Переезжать правильно необходимо при предварительной подготовке помещений для рабочего персонала. Задача руководителя и заместителей – оценить условия для комфортного размещения отделов фирмы.
    • Составление списков. Каждый этап описи четко фиксируют главные специалисты компании. Перед приобретением упаковки важно оценить размеры и уязвимость оборудования.
    • Подбор грузчиков. Услугу заказывают в транспортной компании или обходятся собственным персоналом. Потеря времени при поиске часто становится причиной отказа в аренде. Лучше выбрать оптимальный заказ из нескольких вариантов. Большой бизнес срывов сроков не прощает. В Москве компаний по перевозке более чем достаточно. В других регионах также конкуренция провоцирует появление недобросовестных исполнителей по заниженной цене.
    • Обустройство после смены старого адреса. Не помешает сделать финальную проверку перед подключением коммуникаций. Выполнять ее должны приглашенные профессионалы или свои специалисты с опытом работы.

    Как выбрать упаковку для офисного переезда?

    Во многих случаях, пожалуй, хватит обычных коробок из картона. Рассказывать о них долго не имеет смысла. Часто достаточно их сменить на упаковку, в которой продукция была при продаже. Отличаться от профессиональной коробки она не будет.

    Маленький вопрос провоцирует множество трудностей. После разборки мебели всю канцелярскую принадлежность пакуют в целлофан и скотчем закрепляют на фанере. Небольшие пакетики также пригодятся для перевозки фурнитуры к офисной мебели.

    Читайте также:
    Полипропиленовые трубы для отопления: диаметр, характеристики, размеры, маркировка полипропилена и выбор труб

    Компьютерную технику следуют защитить блоками из пенопласта. Идеально ровную поверхность трассы никто не способен гарантировать. При любом выемке на дороге сверхчувствительная техника пострадает в однозначном порядке.

    Как не растерять ценные документы во время перевозки офиса?

    В случае наличия у фирмы важной документации хорошо бы ее по максимуму обезопасить. Недопустимо перемещать ее вместе с канцелярскими принадлежностями. Вероятен риск протекания шариковых ручек и порче отчетов бухгалтерии.

    Приходится проводить дополнительные меры безопасности при хранении особого груза. Документацию помещают в полиэтилен или специальные папки. В коробке с ней не находятся посторонние предметы по всем правилам транспортировки документов. Не стоит надеяться на электронную версию. Всегда на первом месте стоит требование по мокрой печати в любом документе. Ее восстановление займет время, которого после транспортировки нет.

    Советы по организации переезда из офиса в офис

    Детально рассмотреть и грамотно подготовить переезд по дням и принятым правилам поможет пошаговая инструкция:

    • Первый этап. Оборудование должно находиться в фазе отключения при необходимости остановки подачи электроэнергии. Далее придется справляться с упаковкой и маркировкой оборудования. Погрузку/разгрузку мебели и техники хорошо бы ограничить коротким сроком.
    • Второй день. Пришло время собирать мебель после разборки ее корпуса. Затем придется заниматься непростой расстановкой компьютерной техники. В этом плане существует много нюансов, которые приходится учитывать.
    • Третий день. Его будет занимать расположение мебели общего пользования. Персонал начинает подготавливаться к общему оформлению офиса и помогать в обустройстве технических помещений.

    Не должно возникать проблем и по следующим пунктам, которые часто провоцируют:

    • Недостаточная информированность. Обязанность секретаря крупной компании – известить каждого заинтересованного человека о происходящих переменах. Поможет электронная рассылка при ее минимальном сроке доставки информации адресату.
    • Отсутствие действительных контактных сведений. Привычный номер (email) наиболее удобен клиентам, который не готовы проходить новый этап авторизации. Он будет являться гарантом постоянной связи с менеджерами организации.
    • Отказ от наружной рекламы и указателей. Стоить они будут недорого при риске проблем при их отсутствии. На первых порах достаточно знаком на тротуаре известить направление, куда проходить клиентам.
    • Недостаток внимания к социальным медиа. Информация о смене адреса компании разносится сразу при помощи размещения фото в реальном режиме. Найдется большое количество желающих внести свои корректировки в план переезда. Интерес подогрет – цель достигнута.
    • Упущение по изменениям в профиле. Официальная контактная информация регулярно обновляется специалистами. Не помешает создать дополнительную страницу на официальном сайте. Ее главное направление – озвучивание всех этапов переезда на другой объект.
    • Отказ от особых уловок. День смены месторасположения совпал с выходными, и сотрудники настроились на отдых вне офиса. Сложность ситуации легко разрешить особой мотивацией. Существует два варианта решения проблемы: вечеринка для энтузиастов и отгулы.

    Переезд офиса сразу на новое место – целое событие и дело первостепенной важности. Главное следовать перечисленным советам и правильно составлять план переезда. Нужно грамотно упаковывать имущество, находить средства перевозки, чтобы начинать работу на полную силу.

    Требовать соблюдения этих правил от непрофессионалов не имеет смысла. Целесообразнее оформить услугу под ключ у проверенных исполнителей. Мебельно-компьютерный хаос не нужен никому при стремлении быстро войти в привычный график работы. Любой срочный переезд – стрессовая ситуация, которую легко избежать за один день при обращении к профессионалам.

    Переезд в другой город: чек-лист, полезные советы

    • Документы и формальности
    • Как перевезти вещи
    • Как упаковать вещи
    • О чем позаботиться на новом месте

    Смена места жительства — всегда хлопотный процесс. Дело только усложняется, если вы переезжаете в другой город. В этом случае вернуться за чем-то, что вы в спешке забыли, уже не так просто, как съездить в соседний район. Если вы решили жить в другом городе, то стоит подготовиться заранее, постараться предусмотреть все неожиданности, корректно оформить все документы и ничего не забыть.

    Что нужно для переезда: документы и формальности

    Чтобы ничего не забыть, разбейте подготовку на несколько этапов:

    • сбор и оформление необходимых документов;
    • упаковка и перевозка вещей;
    • регистрация и заселение на новом месте.

    Эксперты по переездам советуют начинать готовиться уже за месяц.

    Убедитесь, что все ваши задолженности на текущем месте погашены:

    • коммунальные платежи (взносы за капитальный ремонт в том числе);
    • автомобильные штрафы;
    • долги по алиментам;
    • потребительские кредиты;
    • налоги и пени по ним.

    Если это невозможно, то убедитесь, что ничего не помешает вам продолжать исполнять свои обязательства на новом месте жительства.

    Подготовьте и проверьте личные документы:

    • российский паспорт;
    • загранпаспорт имеет смысл обновить на старом месте жительства, если его срок действия вскоре заканчивается;
    • водительское удостоверение;
    • свидетельство о браке или его расторжении;
    • свидетельства о рождении детей;
    • полис ОМС;
    • ИНН;
    • СНИЛС;
    • дипломы и аттестаты;
    • трудовая книжка;
    • справки НДФЛ и 182н на старом месте работы на случай, если вам потребуется оформить налоговые вычеты или больничный на новом месте;
    • выписки из медицинских карт всей семьи, особенно в отношении хронических заболеваний, госпитализаций и прививок;
    • справки от нарколога и психиатра, если они потребуются на новом месте работы;
    • характеристики из школ и рекомендательные письма с прежнего места работы;
    • договор о купле-продаже квартир и другие документы, которые удостоверяют ваше право на собственность новой квартиры.

    Закройте и прекратите другие обязательства:

    • ликвидируйте ИП или ООО, если это необходимо. Лучше закрыть бизнес, которым вы не планируете заниматься на новом месте;
    • расторгните договоры, которые будут неактуальны на новом месте. Например, договор на интернет в старой квартире или мобильную связь с региональным оператором. На период переезда можно воспользоваться услугой виртуальной сим-карты уже у нового оператора, если вы планируете его сменить. А уже на месте приобретете реальную сим-карту с выгодным тарифом;
    • разорвите договор о страховании недвижимости, если он у вас был заключен в отношении старой квартиры. О страховке вам нужно будет позаботиться уже для нового жилья.
    Читайте также:
    Оштукатуривание стен в ванной комнате. Этапы работ и технология выравнивания

    Вы не обязаны оповещать всех, куда вы переезжаете, но в некоторых случаях это полезно. Например, новые жильцы вашей старой квартиры какое-то время могут получать вашу корреспонденцию. Имеет смысл сообщить им, куда ее можно переслать в случае необходимости.

    Как перевезти вещи в другой город

    Для эффективных сборов нужно решить три задачи: что вы возьмете с собой, как это упаковать и как перевезти.

    Начните с главного — решите, что вы не собираетесь забирать с собой. То есть проведите расхламление. Все, что вам не нужно, можно распределить на три категории: отдать на благотворительность, продать и утилизировать.

    Сдать ненужные вещи можно либо напрямую нуждающимся, либо обратиться в специализированные фонды, которые занимаются распределением пожертвованного. Продавать вещи, бывшие в употреблении, можно через доски объявлений и группы в соцсетях и мессенджерах. Наиболее удобный вариант — найти группу в своем районе или доме. Наверняка обнаружится часть вещей, которые уже непригодны для повторного использования. Не торопитесь выкидывать их в мусор, подыщите варианты корректной утилизации, особенно если речь идет о бытовой технике.

    Следующим шагом рекомендуем измерить и переписать все вещи, которые вы планируете взять с собой. Это нужно для того, чтобы понять, какой транспорт вам потребуется: легковой автомобиль, газель или грузовик. Кроме того, сразу можно оценить, какая упаковка будет нужна и в каком количестве. На месте по этому же списку будет удобно проверять, все ли доехало в целости.

    Всю мебель и крупные объекты стоит тщательно измерить по сторонам и, если есть возможность, по весу. Разумеется, взвесить холодильник или сервант не получится, но нередко такую информацию можно найти в документации к товару либо на сайте производителя. Все эти замеры помогут в переговорах с транспортной компанией.

    Рассмотрите несколько компаний, которые оказывают услуги по переездам. Обязательно обратите внимание на отзывы клиентов и то, как рассчитывается итоговая цена. Есть фирмы, которые помогают с разборкой мебели и упаковкой вещей перед отправкой. Это неплохое подспорье, особенно в случае с крупной мебелью и бытовой техникой. В конечную стоимость перевозки ваших вещей может войти:

    • разбор крупногабаритной мебели;
    • услуги по упаковке вещей и стоимость упаковочных материалов;
    • спуск и подъем вещей по лестнице или на лифте. Обратите внимание, все ли ваши крупные вещи пройдут в лифты и проемы дверей. Возможно, придется поднимать что-то через окно, это также потребует дополнительной оплаты. Вес вещей и количество этажей также может повлиять на стоимость спуска и подъема;
    • перевозка на транспорте разных видов. Оплата может складываться из километража или времени, потраченного на перевозку;
    • услуги грузчиков, причем их стоимость может зависеть от количества рабочих, необходимых для погрузки;
    • будет ли кто-то присутствовать при транспортировке. За место в грузовой машине для себя или члена семьи, возможно, придется доплатить.

    Как упаковать вещи для переезда в другой город

    Если вы все же решили заняться упаковкой вещей самостоятельно, следует запастись необходимыми инструментами — старыми газетами и холщовыми сумками здесь не обойтись.

    Потребуются сантиметр для обмеров, отвертки, шуруповерт, скотч и маркеры. С помощью этих инструментов можно разобрать крупные предметы, закрыть и заклеить коробки, пометить, что и где находится, а главное — все обмерить.

    Для упаковки хорошо использовать коробки, воздушно-пузырьковую пленку, упаковочную бумагу, пакеты, вакуумную упаковку. Все это продается в магазинах, но что-то можно попробовать получить бесплатно. В соседнем супермаркете наверняка остается немало коробок от товара. Важно проверять, чтобы они были чистыми и не имели посторонних запахов.

    Если вы планируете часть вещей перевозить в сумках и чемоданах, обязательно проверьте заранее надежность замков и креплений, а лучше обмотайте и их скотчем. Приготовьте мешок для сбора мусора. Наверняка после такого масштабного процесса он образуется. Удобнее всего сразу выкидывать ненужное в специально подготовленный для этого мешок.

    Начинайте упаковку с крупных вещей, которыми пользуетесь редко или которые не потребуются срочно. Отдельно упакуйте и держите поближе вещи, которые точно будут нужны в первое время — сезонную одежду, посуду, лекарства, детские принадлежности. В последнюю очередь упакуйте вещи повседневного использования — их лучше везти с собой. Всегда есть риск, что груз где-то задержится, важно подстраховать себя на такой случай.

    Соблюдайте логику при упаковке. Жидкие предметы (например, косметика и бытовая химия) не должны соседствовать с электроникой или книгами. Лучше их упаковывать отдельно, перекладывая бумагой и воздушно-пузырьковой пленкой. Текстильные вещи хорошо упаковывать в вакуумную упаковку — это экономит место.

    Если вы разбираете мебель, обязательно соберите все мелкие детали (шурупы, фурнитуру) в отдельный пакет, подпишите его и приклейте к самому предмету. Не совмещайте мелкие детали от разной мебели: потом очень сложно будет их разделить.

    Наиболее удобный способ на месте разобраться, что куда ставить, это написать на коробках и крупных предметах не только название, но и помещение, в котором они будут стоять. В таком случае можно попросить грузчиков заносить их сразу по нужным комнатам, не придется потом тратить время и силы, чтобы все расставлять по местам.

    Читайте также:
    Планирование и оформление дизайна кухни 8 кв м

    О чем позаботиться на новом месте

    В новой квартире защитите откосы и полы, закрыв их скотчем или воздушно-пузырчатой пленкой. Когда грузчики будут заносить мебель и вещи, могут их повредить. Заранее позаботьтесь об уборке, если это требуется.

    Первым делом займитесь официальными и организационными вопросами:

    • зарегистрируйтесь на новом месте жительства. Для этого нужно обратиться в местный ФМС;
    • заключите договор на страхование имущества;
    • прикрепитесь к новой поликлинике по ОМС сразу, чтобы в случае необходимости не пришлось тратить на это время;
    • пройдите перерегистрацию в Пенсионном фонде, если вы получаете пенсию;
    • переоформите автомобиль в местном ГИБДД;
    • встаньте на учет в военкомате.

    Как организовать офисный переезд

    Конечно, на организацию любого офисного переезда потребуется определенное время, да и сил для этого понадобится немало. Но сразу оговоримся: если в вашем офисе работает больше пяти человек, не стоит даже пытаться сэкономить и провести переезд своими силами! Это чревато потерей массы времени из-за необходимости самостоятельно собирать документы, технику, различные предметы интерьера и меблировки, постоянной нервотрепкой, ссорами сотрудников, бесконечным перекладыванием ответственности. В результате это закончится, как минимум, мучительным переездом, который никому не принесет радости, а как максимум – испорченными отношениями между сотрудниками и потерей важных документов или техники.

    Гораздо проще нанять профессионалов, для которых проведение переездов является привычным повседневным занятием, и которые разбираются в этом деле досконально. Таким образом вы сможете не только сберечь время и избежать ненужных конфликтов, но еще и минимизировать простои в работе. О том, как организовать переезд без прерывания рабочего процесса, читайте здесь.

    В пользу профессиональных мувинговых компаний также говорит:

    • наличие у них такелажного оборудования для транспортировки тяжеловесных предметов (сейфов, несгораемых шкафов и т.д.);
    • материальная ответственность за перевозимое имущество
    • возможность заказать упаковочные материалы и договориться об их последующей утилизации;
    • отсутствие необходимости самостоятельно искать транспорт для перевозки;
    • предоставление профессиональных услуг по разборке и последующей сборке офисной мебели.
      С чего начать подготовку?

    Такой важный процесс как офисный переезд обязательно требует тщательного планирования и обширной подготовки. Даже если его проведением будут заниматься профессионалы, вам не удастся совсем не принимать в нем участия.

    Стоит также помнить и о том, что не стоит планировать переезд на конец года. Дело в том, что у многих компаний именно концом календарного года заканчивается срок аренды помещения, и они вынуждены переезжать как раз в это время. Так что, у вас могут возникнуть проблемы с поиском хорошей мувинговой компании.

    Определившись с датой, можно начать поиск компании-перевозчика. Очень желательно, чтобы до намеченной даты переезда оставалось не менее двух недель (лучше больше) – так вы сможете быть уверенными в том, что у выбранной фирмы будут свободные грузчики, и лучшие машины будут закреплены за вашим переездом.

    Как же выбрать подходящую компанию? На сегодняшний день большинство фирм, организующих переезды, предлагают широкий комплекс приблизительно одинаковых услуг. Поэтому выбирают обычно наиболее подходящий по стоимости вариант. Для этого можно объявить тендер на проведение вашего переезда – это поможет получить несколько предложений, сравнить варианты и выбрать из них лучший.

    Чтобы не нарваться на неблагонадежную мувинговую компанию, не забывайте обращать внимание на то, как долго фирма присутствует на рынке, имеет ли она постоянный юридический адрес, предоставляет ли необходимые документы, готова ли заключить договор на услуги и т.д. Также уточняйте, есть ли в распоряжении перевозчика надежный, современный, специально оборудованный транспорт, и имеют ли грузчики достаточный опыт проведения именно офисных переездов.

    Самое страшное при переезде – это растерянность, неорганизованность и суета. Так что, главное, все правильно спланировать, составить четкое представление о каждом этапе переезда и все пройдет как по маслу!

    • Приезд специалиста-оценщика, который подсчитает стоимость переезда, определит, скольких грузчиков нужно привлечь к работе, машину какой грузоподъемности выделить и т.д.
    • Заключение договора на услуги с перевозчиком (внимательно читайте его перед подписанием!).
    • Составление полного перечня всего перевозимого имущества.
    • Сбор и упаковка личных вещей сотрудников (не забудьте договориться, чтобы вам доставили необходимое количество коробок). Обычно выполняется самими сотрудниками.
    • Сбор и упаковка рабочих мест сотрудников.
    • Упаковка документов, папок, книг, предметов декора, посуды; маркировка коробок.
    • Отключение и упаковка оргтехники.
    • Разборка и упаковка офисной мебели, маркировка коробок.
    • Демонтаж и погрузка сейфов, несгораемых шкафов и прочих тяжеловесных предметов.
    • Погрузка остального имущества, перевозка.
    • Уборка помещения (по договоренности).
    • Разгрузка на новом месте, расстановка вещей по местам.
    • Сбор использованных упаковочных материалов, их вывоз для утилизации.

    В новом офисе не спешите сразу подписывать акт приемки работ и отпускать грузчиков. Проверьте, все ли на месте, устраивает ли вас расстановка вещей, не осталось ли пустых коробок и т.д.

    При грамотной организации офисный переезд будет выполнен быстро, а благодаря участию профессионалов он будет восприниматься сотрудниками просто как смена места работы, а не как ужасный стресс, от которого нужно отходить еще неделю! Да, не забудьте устроить в новом офисе новоселье, ведь переезд – это замечательный повод для праздника!

    Рейтинг
    ( Пока оценок нет )
    Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: